Вопрос: О страховых взносах с неизрасходованных подотчетных сумм, выданных работнику на представительские расходы, если остаток денежных средств им не возвращен и не удержан из его зарплаты.

Ответ: Подпунктом 1 пункта 1 статьи 420 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) определено, что объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, в рамках трудовых отношений.
Пунктом 1 статьи 421 Кодекса установлено, что база для исчисления страховых взносов для организаций определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 420 Кодекса, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в статье 422 Кодекса.
На основании подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Кодекса не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
При этом для признания выплат работнику компенсационными необходимо их документальное подтверждение.
Вместе с тем пунктом 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” определен порядок выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица. При этом работник – подотчетное лицо обязан в срок, установленный руководителем юридического лица, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Таким образом, если организация выдала работнику подотчетные суммы на представительские расходы, но их целевое использование документально не подтверждено и отсутствует факт их возврата в кассу (на расчетный счет) организации, а также работодателем принято решение не удерживать у работника упомянутые средства из заработной платы, то такие суммы рассматриваются как выплаты в пользу работника в рамках трудовых отношений и облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Основание: ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ от 30.04.2025 N 03-15-06/44169